Rétrospective SoMoLo

La signification de"SoMoLo" est:

- Same of (Identique)

- More of (Plus de)

- Less of (Moins de)

Le principe est de définir 3 zones sur un mur. Par exemple, 3 paperboard, 3 feuilles A4, …

Ensuite distribuez des postit aux participants et expliquez leur qu'ils devront écrire leurs idées et les coller dans les zones correspondantes.

- "Same of" : ce qu'il faut que l'équipe conserve à l'identique; ce qui qui est important pour notre bon fonctionnement, qui marche bien dans l'état, qu'il faut continuer tel quel

- "More of" : ce qu'il faut faire plus. Cela n'existe peut-etre pas encore, ou existe dans une moindre mesure et il faudrait le faire encore plus pour que l'équipe soit mieux, meilleure, etc.

- "Less of" : ce qu'il faut faire moins. Très proche de la rubrique précédente, mais vous verrez que naturellement les gens choisissent More of ou Less of instinctivement

Tip : en tant que facilitateur, ne donnez volontairement pas d'exemples précis (Ne pas dire: "More of : par exemple plus de tests, plus de détails dans les specs etc..."). Cela permet à chacun de sortir naturellement ce qui est important pour lui, sans être orienté dans une "catégorie". L'un mettra peut être "Plus de tests unitaire", l'autre "Plus de sourires le matin", l'autre "Plus de chauffage", un autre "Plus de rigueur dans les mise en prod" etc... On voit bien que tous ces éléments ne sont pas du tout dans les même registres, et c'est bien!

Une fois les postits de chacun collés, comme d'habitude:

- Laisser un temps de parole pour que chacun explique ses idées

- Regroupez les postits (ou laisser les participants regrouper) au fur et à mesure des explications

- Prioriser sur les choses les plus importantes / impactantes (ex. vote par gommettes)

- Définissez des actions

Ce format est très facile à mettre en oeuvre, ne nécessite pas de matériel. Il peut être très rapide (nous l'avons fait en 30 minutes)

Rétrospective Speed Boat

Le "Speed Boat" est à la base un des "Innovation Games". Cependant il est tout à fait possible de l'adapter pour faire une rétrospective.

Le concept est simple et efficace:
- prenez une feuille de paperboard et scotchez-la en format paysage
- demandez aux participants de dessiner un bateau qui représentera l'équipe.
- distribuez des postit vert et rouge
- demandez à chacun d'écrire sur les verts tout ce qui pousse le bateau vers l'avant; c'est à dire tout qui est bien dans l'équipe. Ces postits seront à positionner sur la partie haute du dessin (tel le vent qui pousse le bateau)
- laissez les participants écrire sur les postit rouge tout ce qui freine ce bateau, telles des ancres. Ces postits seront à positionner sur la partie basse du dessin. En fonction de la force du frein, les positionner plus ou moins bas (bas=frein très fort; surface de l'eau=frein faible)
- laisser un temps d'échange entre les participants pour expliquer les points écrits
- les regrouper par thèmes
- prioriser les points les plus importants (en faire ressortir 2/3 max)
- faire un plan d'action

Voila pour la partie synthétique. Voici quelques conseils et autres explications à présent.

Pourquoi ca marche ?
- Le fait de faire un dessin (activité ludique) et d'utiliser une métaphore pour représenter l'équipe permet à tous de se "lâcher" un peu plus. Il n'est pas rare que les participants dessinent des ancres, poissons, cerfs-volants, etc.
- C'est une "réunion" participative. Tout le monde est invité à s'exprimer sur ce qu'il pense être une force ou un frein dans son environnement de travail. L'intelligence collective émerge et pas simplement le point de vue d'une ou deux personnes.
- Les modes de communications sont multiples. Tout d'abord l'écriture sur les postit permet aux moins loquaces de s'exprimer quand même. Je conseille d'ailleurs de laisser un temps de réflexion individuel, en silence, pour l'écriture des premiers postit, sans les coller. Après quelques minutes, proposer aux participants de positionner les postits sur le dessin. Ils peuvent continuer l'écriture de nouveaux postits, en s'inspirant des idées des autres s'ils le souhaitent. Ensuite, une fois le temps imparti terminé, laisser les participants s'exprimer oralement en expliquant leurs postit. Ils vont certainement naturellement faire des groupes de postit pour les idées similaires. Lors de la partie priorisation des points importants, on utilise généralement le système classique de vote par gommettes (ex. 3/4 par participants). Cela permet au groupe d'exprimer rapidement ce qui est le plus important, avec un poids identique pour chaque participant.

Conseils en vrac:
- avant de faire dessiner le bateau aux participants, leur dire pourquoi et à quoi cela va servir. Par exemple : "nous allons réfléchir aux points +/- de notre équipe de manière à nous améliorer. Je vous propose pour cela un format un peu ludique. Vous allez dessiner un bateau qui représente l'équipe. Le but de ce bateau est d'avancer. Ensuite je vous donnerai des potit sur lesquels vous écrirez et que vous viendrez coller. Sur les verts vous écrirez tout ce qui permet à l'équipe d'avancer (tel le vent qui pousse le bateau), et sur les rouge toutes les "ancres" qui la freine. Plus le frein est important plus il faudra positionner le postit en bas du dessin.
- faire écrire en majuscules sur les posits
- donnez aux participants "l'autorisation" de se lâcher sur le dessin, et les laisser personnaliser en cours d'atelier s'ils le souhaitent. Le jeu fait partie de l'exercice, et permet le lâcher prise.
- on peut adapter/ajuster le format. Par exemple dessiner une "ile" de destination qui symbolise un objectif particulier. Par exemple : une équipe super performante, une équipe multi-compétences, etc… Dans ce cas l'orientation sera plus ciblée. On peut également utiliser le bateau comme métaphore du projet ou du produit, et non plus de l'équipe. La encore l'orientation sera différente.

C'est l'un de mes formats préféré. Il est simple à mettre en oeuvre (peu de préparation en amont), permet une cassure avec les ateliers traditionnels, relativement rapide à faire, et efficace!

L'introspection d'équipe ou rétrospective

A mon humble avis, c'est le type de "réunion" le plus important à mettre en place au sein d'une équipe. Traditionnellement mis en place au sein des équipes "agiles", c'est une des pratique à généraliser, en dehors du cadre de l'agilité. Donc, si vous travaillez en équipe, (c'est à dire à partir de 2 personnes!), la rétrospective est l'une des choses les plus importantes que vous pouvez mettre en place.

Qu'est-ce ?
C'est un atelier au cours duquel vous examinez honnêtement votre manière de travailler, sur une période de temps donnée. Vous allez parler des points positifs, et des points qui méritent d'être améliorés.

Pourquoi est-ce important ?
Le Manifeste Agile conseille ceci :  " À intervalles réguliers, l'équipe réfléchit aux moyens de devenir plus efficace, puis règle et modifie son comportement en conséquence."
Cette introspection a donc pour but de s'améliorer en continue.
Au delà de l'aspect "efficacité", la rétrospective est aussi un lieu d'échange, avec un cadre, un espace, un moment dédié spécifiquement pour cela. C'est également l'occasion de se "taper sur l'épaule", de se féliciter sur les choses que l'on fait bien, de découvrir comment les autres perçoivent notre manière de travailler.
Il n'est pas rare d'y découvrir que telle ou telle manière de nous avons de faire est très apprécié des autres (plus que nous le pensions), ou l'inverse...
Bref, c'est l'occasion d'échanger en toute transparence, avec le bon état d'esprit, sur notre manière de fonctionner en équipe, et de prendre les actions nécessaires.

Comment faire ?
Il n'y a pas une façon de faire, mais de multiples formats de "rétro" (rétrospective).
Un paperboard avec une colonne "+" et "-", et des posit donnés aux participants est un bon début.
Le plus important est de commencer, même simplement avec ce format, pour lancer la machine; enseuite il faut recommencer à intervalle régulier. Cependant, vous constatez avec le temps, que le fait de varier le format de vos rétrospectives est également important.

Mon expérience ?
Au sein des équipes où j'ai pu évoluer, nous effectuons généralement une rétrospective tous les 15 jours, avec une durée de 30 minutes à 1 heure.
Les équipes qui n'ont que le "+/-" comme format se lassent généralement au bout d'un moment, et les mêmes points reviennent. Le résultat : l'abandon de l'habitude de la rétrospective.
Varier le format des rétrospectives permet d'éviter cette monotonie. 
Mais ce n'est pas tout. La diversité des formats de rétros permet d'adresser les différents types de personnalités; certains équipiers sont plus introvertis que d'autres; certains plutôt visuels, d'autres plutôt kinesthésiques, etc.
Varier les format permet que tout le monde s'y retrouve à un moment, et soit plus enclin à s'exprimer avec le format qui lui correspond le plus.

Quels formats?
Je vous donnerai quelques exemples de format de rétrospectives dans les articles suivants

L'animation d'une réunion quotidienne

Ce matin, j'ai fait un mini exercice de formation pour les nouveaux ScrumMaster (facilitateurs en équipe Agile) qui seront dans quelques temps responsables de l'animation des réunions d'équipe, entre autre de la réunion quotidienne.

Pour info/rappel, dans le language Agile cette réunion est nommée Daily Standup. Elle réunie toute l'équipe pendant 10-15 minutes, et permet à chacun de dire ce 1/ qu'il a fait, 2/ ce qu'il va faire,  et 3/ d'exprimer ses éventuels points de blocages.

Ce jour là nous étions en effectif réduit. J'en ai donc profité pour tout simplement proposé à l'une des personnes de se lancer et d'animer la réunion (=> car le meilleur moyen pour apprendre, c'est de FAIRE!). Je lui ai dit qu'elle était responsable de l'animation, et qu'ensuite nous ferions tous ensemble un debrief.


Résultat du debrief, avec l'auto-critique des participants:

Point positifs :
- La réunion à débuté à l'heure
- Tous les tickets (les taches) ont été passé en revue

Points à améliorer:
- Réunion trop longue
- Les actions sont peu claires

Pour chaque point à améliorer, j'ai demandé aux participants ce qui pouvait être fait, et ai suggéré lorsque c'était nécessaire certaines actions.

Résultat:
- Réunion trop longue => Anticiper + Recadrer.
    . Anticiper en faisant se préparant avant le DailyStandup; si certaines choses doivent à l'évidence être être clarifiées, un petit point peu être fait avant le Daily Standup.
    . Recadrer, en cours de réunion en "s'imposant" gentiment en disant simplement : "Excusez-moi. Est-ce que cette discussion doit avoir lieu durant le Daily Standup, où vaut-il mieux en parler après ?". Quelle que soit la réponse, ce genre de formulation ne sera pas pris pour un agression; elle permet à ceux qui sont concernés de se recentrer sur l'essentiel, et aux autres de ne pas perdre leur temps.
- Les actions sont peu claires => Résumer. En fin de réunion, l'animateur de la réunion peut simplement se placer devant de tableau et dire  : "Pour résumer, sur ce point (en le pointant du doigt), qui fait quoi ? ", et ainsi de suite pour tous les points. Il prend ainsi tout son rôle, forçant les participants à être clairs, pour le bien de tous.

Ces "petites phrases" sont toutes simples, mais leur utilisation permet à l'animateur de changer de posture et de prendre réellement un rôle d'animation.

Au delà du résultat du defrief, l'exercide était interessant dans le cadre d'une pseudo formation, car il permet à celui qui s'est lancé :
- d'avoir moins peur d'animer cette réunion
- d'être conscient de certaines difficultés
- d'avoir des "trucs" utilisables immédiatement (au travers de ces petites phrases et actions suggérées) qui le rendront plus efficace.

Le "low-tech" à votre service !

Dans quelques mois, un collègue et moi-même devrions terminer notre mission chez notre client, après de nombreuses années de travail.

J'ai donc proposé à notre client un atelier afin de définir et prioriser les thèmes à transférer.

Après plusieurs décalages d'agenda, j'ai finalement suggérer de faire les choses en 2 étapes:
- Etape 1 (on-line) : chacun liste les pointst à transférer potentielement
- Etape 2 (face à face) : revue des thèmes, ménage, priorisation 

• Pour l'étape 1, j'ai choisi le site http://sync.in/ qui permet, sans enregistrement ni installation, de travailler à plusieurs sur un même un fichier texte.
  Chacun à donc rempli ce fichier à son rythme et en fonction de ses disponibilités. Ils ont inscrits les thèmes qu'ils avaient en tête, tout en voyant ceux que les autres avaient déjà saisis. Cela ne vaut pas une session de brainstorming présentielle, mais à défaut de mieux, permettait déjà d'avoir une bonne base de discution pour l'étape 2.
  
• L'étape 2 s'est déroulé quelques jours plus tard :
  j'ai repris la liste remplie à l'étape précédente, et fait un peu de travaux manuels : découpage de petits bouts de papiers afin d'avoir un thème par "ticket".
  
  Petites suggestions:
  • a/ Prévoyez une hauteur suffisante sur chaque ticket afin d'éviter que le résultat ne ressemble à  ceci
  • b/  Laisser de la place à droite et à gauche des thèmes afin de pouvoir griffonner dessus lors de l'atelier. Par exemple vous pourriez inscrire dans ces espaces libres le mode de transfert (document, présentation, démo, ...), la durée approximative, etc.
• LE POINT IMPORTANT : utilisez le "low-tech" (c-a-d le papier et non le PC) : le gros avantage d'avoir des tickets papier, par rapport à une liste informatisée, est la facilité et la rapidité avec laquelle ils peuvent être :
  - déplacés, 
  - comparés, 
  - regroupés, 
  - triés,
  - classés, 
  - commentés 
  - etc...
  
  Lors d'un atelier avec un PC + vidéoprojecteur, seule 1 personne fait les déplacements dans la feuille Excel. Avec le papier, tout le monde est impliqué.
  Mine de rien, le mode PC/vidéoprojecteur implique une charge cognitive relativement importante pour celui qui a la souris et aussi pour les participants doivent essayer de mémoriser les déplacement de cases dans le fichier.
  La position tête levée vers l'écran de projection n'est pas la plus sympa.
  En plus si vous êtes myope (c'est mon cas à moindre échelle), ça vous fatigue encore plus. Bref, cette liste d'avantages est loin d'être exhaustive, mais est indéniable à mon sens.
  
  Certes, il faut potentiellement un peu plus de travail après l'atelier réunion si vous avez réellement besoin d'avoir une trace informatique, mais les avantages dépassent cet inconvénient. La version informatique n'est peut-être pas indispensable, et la version papier peut même re-servir : par exemple, nous comptons utilisés nos "tickets" pour les coller sur la porte du bureau et inciter les membres de l'équipe à se répartir le travail et à prendre de temps en temps un point et venir nous voir pour que nous leur transférions nos précieuse connaissance ;-)
  Au final, en moins d'1 heure nous avons réalisé cette 2eme étape :
  Nous avons parcourus les 40 thèmes listés
  Nous les avons classés en 3 listes : 1/ les choses à transférer ABSOLUMENT 2/ les points qu'il serait DOMMAGE de ne pas transférer 3/ Les points qui pourraient être vu, mais que d'autres dans l'entreprise connaissent également [... un mini "MoScOw" en somme ;-) ]
  Nous avons définis pour les 2 premières listes le mode de transfert (faire un document, effectuer une présentation, etc..) et la durée minium à prévoir
  Le tout avec une vision partagée et un accord de tous
  
  Un très bon retour sur investissement à mon sens (pour moins d'1h d'atelier)...
  
  
  

L'art de se souvenir

Je suis récemment tombé sur des articles mettant en évidence la manière dont notre cerveau retient les choses. C'est TRÈS intéressant :

Après 24h, nous retenons 90% des informations que nous enseignons ou transmettons à d'autres.





C'est l'une des raisons qui me conforte dans l'écriture de ce blog. C'est du "win-win" : non seulement vous pouvez profiter de ces informations, et en plus cela me permet de mieux me les approprier et les retenir.


 What else ;-) ?

Cette pyramide montre également que dans les ateliers de travail (facilités!)  il est très important de :
- privilégier le coté VISUEL de l'information : par des graphes, des dessins etc... (coté "visual" de la pyramide)
-  de MONTRER / FAIRE TOUCHER les produits, les idées etc... (coté "démo" de la pyramide)
- de laisser du temps de DISCUSSION avec et entre les participants (coté "discussion group" de la pyramide)

Si les participants sont de plus impliqués (ex: ce sont eux qui font les visuels, que choisissent leur thème de discussion etc...) c'est encore mieux (coté "doing" de la pyramide)

Une bonne faciliation doit donc prendre en compte tous ces aspects dans la mesure du possible...

Tout en dessins & en symboles

C'est la fin de notre projet, après 5 mois de travail.

Nous avons donc planifié un atelier de de fin de projet ("rétrospective" en termes Agile)

Le contexte était cependant assez particulier, c'est la fin de l'année : les gens ont peu de temps car beaucoup de choses à boucler avant les vacances, et à la rentrée on attaque sur un nouveau projet.

Plutôt que de ne pas faire de rétro (que qui serait un gros loupé à mon sens) j'ai proposé d'en faire un atelier court [30/35 minutes] & ludique.

Préparation de la salle/matériel:

- Les tables ont été regroupées pour faire un gros carré

- Au centre j'ai posé en vrac le matériel : tas de feuilles A3, feutres de différentes couleur, post-it, gommettes, etc.

Déroulement de l'atelier:

- Rappel de l'objectif & contexte : rétro de projet (et pas de sprint). "Nous avons commencé il y a 5 mois etc..." 1-2' d'intro

- "EAVP" comme activité de check-in (Explorateur, Acheteur, Vacancier, Prisonnier) (j'en reparlerai dans un autre article) : 2'

- Question : "Quelle représentation pourriez-vous faire du projet que nous venons de vivre ensemble ? (bonhommes, objets, situations, etc... no limit!)" => le tout en dessin.

…c'est parti pour env. 10 minutes

- Une fois les dessins faits, j'annonce que nous allons faire le "vernissage" => On les colle au mur + on les signe

- Après 2/3 minutes pour aller voir les dessins des autres et essayer de les interpréter, chacun explique son dessin, c'est-à-dire la vision qu'il a eu du projet

- Avant de conclure, un petit ROTI à main levé

Résultat:

L'exercice s'est très bien déroulé, même pour ceux qui n'aiment pas dessiner.

Le coté ludique et créatif de la chose permet, je trouve, de solliciter le cerveau droit, et donc de plus lâcher prise sur le fond de notre pensée.

Le fait d'avoir un support graphique permet aussi à l'équipe de s'exprimer ensuite à l'oral plus facilement & librement.

On se rend compte qu'il y a beaucoup de symbolisme dans ces  dessins : "j'ai pris le train en marche, des choses étaient cachées, j'ai un boulet au pied, on a gagné, on a passé la ligne d'arrivée" etc...)

Bref, une belle réussite, apprécié de tous les participants.

NOTE : nous n'avions pas prévu de définir d'actions suite à cette rétrospective. L'idée était de marquer la fin du projet, et de partager notre vision des choses, le tout en peu de temps. Ce point (cad l'absence d'actions) est ressorti par une personne lors du ROTI, ce qui m'a permis de proposer un pré-mortem (cf. prochain article) à la rentrée pour le début de notre nouveau projet.

Nos chefs-d’œuvre ;-) (qui nécessite notre interprétation pour prendre tout leur sens, bien sur!)